Ir. Eric Rensen: 'Maintenance dashboards: Kennis en relevante deskundigheid aub!'

Columns & Blogs 2/06/2012 13:56:17

De laatste tijd valt een zekere belangstelling te constateren voor zogenaamde maintenance dashboards. Een instrument dat directies van bedrijven informeert over de stand van zaken in onderhoud.

Lees hieronder verder   
Verwant

Ir. Eric Rensen: 'Maintenance dashboards: Kennis en relevante deskundigheid aub!'

Eenvoud voorwaarde voor betrouwbaarheid

>> Meer verwant nieuws
Carrièrekansen (meer)
Agenda

Club Logistiek & Supply Chain Managers

Hotel-restaurant Van Der Valk Nazareth

van 19/09/2018 tot 30/04/2019

Facility manager: 10 aparte modules

Zwijnaarde (Gent)

van 1/10/2018 tot 27/06/2019

Kwaliteitscoördinator

SBM Kortrijk

van 9/10/2018 tot 28/05/2019

Expert in onderhoudsmanagement

Zwijnaarde (Gent)

van 11/10/2018 tot 25/04/2019

Club Productiemanagers

Mercure Hotel Roeselare

van 17/10/2018 tot 4/09/2019

Club Continu Verbeteren

Hotel-restaurant Van Der Valk Nazareth

van 22/10/2018 tot 11/09/2019

Engineeringnet Mobile



Scan de QR-code
of klik hier om mobiel te surfen.

Tip: maak zelf een sneltoets op de startpagina van je smartphone. Voor Android: “Sneltoets Startpagina” of "Toevoegen aan startscherm". Voor iPhone: “Zet in beginscherm”.

Meest gelezen nieuws

Haven Gent en Zeeland Seaports fuseren tot North Sea Port

Logistieke oplossingen gezocht voor hoge kosten leeggoed

LRM investeert 250.000 euro in fietsleasing-bedrijf

Vorig jaar 25% meer warmtepompen geïnstalleerd

40% meer ruimte voor groene energie dankzij slimme netten

Ecochem investeert 10 miljoen in uitbreiding Willebroekse fabriek (+video)

Keuze van de redactie

(17/1) Aldi bouwt duurzaamste Belgisch distributiecentrum

(16/1) INEOS gaat 3 miljard euro investeren in Antwerpse haven

(15/1) België blijft Europees leider op gebied van celtherapie

(14/1) Warmtenet krijgt slimme warmtecontrollers

(10/1) Magnetische steigerankers ontwikkeld voor slim en veilig onderhoud

(9/1) Nederlands-Vlaams initiatief voor hergebruik van aluminiumslib

>> Meer blikvangers

Een instrument waarvan aanschaf, aanpassing, en invoering heel kostbaar kunnen zijn. Zonder nu meteen de analogie met de nieuwe kleren van de keizer naar voren te willen brengen, is het raadzaam te reflecteren op het verschil tussen gegevens en informatie.

Een zaaltje van de schaakclub. Ik speel met zwart. De partij is redelijk gevorderd. De club-kampioen komt langs, werpt een korte blik op de stelling, en zegt: “zwart gaat verliezen”. Een treffend voorbeeld van het verschil tussen gegevens en informatie.

De gegevens zijn de posities van de stukken. Met mijn beperkte kennis kijk ik naar de stelling om een volgende zet te bepalen, en hopelijk een goede zet. De kampioen beschikt over exact dezelfde gegevens, maar met zijn kennis overziet hij de stelling en genereert vervolgens wezenlijk andere informatie: zwart staat op verlies, er is geen slimme volgende zet. Als ik vraag om uitleg is de kans groot dat hij daarvoor een lange en voor mij zelfs onbegrijpelijke uiteenzetting nodig heeft.

Informatie vereist kennis
Hoe maken we van gegevens informatie? Door kennis los te laten op die gegevens. Wie beschikt over die kennis? Het is de gebruiker van de gegevens, of althans dat zou moeten. Met de informatie die de gebruiker genereert gaat hij aan het werk. Daarnaast zorgt informatie ervoor dat zijn “oude” kennis wordt vergroot, en leidt tot “nieuwe” kennis. Dat is een van de essenties van leren. Het plaatje toont het bedoelde mechanisme.



Een minder deskundige gebruiker haalt uit gegevens minder dan een terzake kundige gebruiker. Of trekt zelfs foute conclusies. Discussies tussen een boekhouder en een onderhoudsmanager over “de” onderhoudskosten zijn dan ook vaak vermakelijk om aan te horen: twee werelden die beschikken over dezelfde data, en er met hun eigen kennis hun eigen informatie van maken. En daardoor met verschillende beelden van de werkelijkheid komen. En daar een gesprek over aangaan.

Deskundigen wensen betrouwbare gegevens
In Onderhoud spreekt men graag over onjuiste of ontbrekende data. Denk aan de onderhoudsmanager, maar ook aan werkvoorbereiders, maintenance engineers, monteurs. Een klassieke valkuil bij de inrichting van onderhoudssoftware is dan ook de vraag aan gebruikers: “welke informatie heeft u nodig?” Impliciet wordt daarmee gevraagd hun hersen-activiteiten te expliciteren. Nog erger is de reactie van sommige IT-projectleiders: “waar heeft u in vredesnaam al die gegevens voor nodig?” Voor de gebruiker is een beter bewijs van onkunde niet denkbaar.

De kernvraag die gesteld moet worden is natuurlijk: “ Hoe komt het dat de gebruiker nu niet beschikt over de juiste data?” U zult concluderen dat het genereren van betrouwbare dynamische gegevens (bijvoorbeeld gegevens op een werkaanvraag) meer en andere dingen vraagt dan software. En dat het vullen van een systeem met betrouwbare statische gegevens (denk aan een equipment-gegevens, aan een Bill of Materials, en ook aan technische documentatie) veel tijd en geld kost.

Vaak is er wel geld voor een ERP-systeem, een maintenance dashboard en de bijbehorende consultants, maar geen geld voor het vullen van het systeem met de data die de gebruikers nodig hebben. Zij krijgen te horen dat zij het systeem zelf mogen vullen tijdens hun dagelijkse werk. Zo wordt de deskundige onthouden wat hij nu juist echt nodig heeft voor zijn functioneren: betrouwbare gegevens.

Een praktijkvoorbeeld



Enige jaren geleden adviseerde ik een onderhoudsdienst in Wallonië. Een van de doelstellingen: het door Productie gevraagde werk op tijd klaar hebben. De situatie: al het werk was urgent en moest meteen worden uitgevoerd, een grote backlog van opdrachten, en preventief onderhoud dat niet tijdig werd uitgevoerd.

We besloten o.a. Productie “op te voeden”. We maakten onderscheid tussen urgentie en prioriteit. Urgentie was de mate van spoed waarmee het werk gestart moest worden. Urgentie 0 en 1 waren bestemd voor calamiteiten en risico-situaties. Urgentie 2 kon gepland aangepakt worden. Voor urgentie 2 verplichtten we Productie na te denken over de gewenste leverdatum. Die moesten zij vermelden op de werkaanvraag.

We organiseerden een overleg waarin de definitieve leverdata werden afgesproken. Onderhoud gaf de garantie de afgesproken leverdata te respecteren. Prioriteit is iets anders dan urgentie. De prioriteit van een opdracht geeft de plaats in de wachtrij aan. Prioriteiten veranderen in de tijd. Een gepland werk waar nog niets aan is gedaan en waarvan de afgesproken leverdatum morgen is, heeft een hogere prioriteit dan een opdracht die pas over 6 weken klaar moet zijn. De prioriteiten van het uit te voeren werk werden door de planners bepaald bij het opstellen van de planning.

Productie was in het begin niet zo overtuigd van de voorgestelde aanpak. Het moeten nadenken over een gewenste leverdatum was moeilijk. En er was de neiging voor urgentie 0 en 1 te kiezen, want dan ging Onderhoud meteen aan de slag. Na enkele maanden, met forse controle op het naleven van de spelregels, bleek er veel resultaat te zijn. Het aantal urgente opdrachten was op een acceptabel niveau gekomen en Onderhoud hield zich aan de afgesproken leverdata. Iedereen tevreden. En een stap dichter bij beheersing van onderhoud.

Een informatieprobleem
Een van de indicatoren die we maandelijks bijhielden betrof het aantal aanvragen met urgentie 0 en 1, als percentage van het totaal aantal aanvragen. Een afbeelding van deze indicator ziet u hiernaast. We hebben het originele plaatje overgenomen, vandaar dat het franstalig is.



Wat opvalt: na november treedt een dramatische verhoging op van het percentage urgente aanvragen. Aan u de vraag om met uw kennis van zaken de gegevens te interpreteren en er uw eigen informatie van te maken.

U bent inmiddels uitgedacht, en heeft mogelijk redenen kunnen verzinnen voor dit verschijnsel. De directie in het hoofdkantoor keek ook naar dit plaatje (het maintenance dashboard!). In maart kregen we via de staf verontruste vragen: zijn de installaties aan het instorten?; zijn de projectresultaten minder duurzaam dan jullie ons steeds hebben verteld?, en:doen jullie nog wel aan preventief onderhoud?

De oorzaken
Het zal u wellicht verbazen, maar de echte reden was een go-live van het nieuwe ERP-systeem (in dit geval SAP PM) in december. Dat kon u niet weten, dus u hebt de gegevens waarschijnlijk anders geïnterpreteerd. De directie wist dit wel, maar had door gebrek aan kennis van onderhoud én van de inrichting van SAP de gegevens ook anders geïnterpreteerd (zie de vragen).

Om uw kennis te vergroten dient u nog een paar zaken te weten:
In SAP PM wordt urgentie prioriteit genoemd. Dit is een semantische kwestie, maar getuigt wel van een gebrek aan elementaire bedrijfskundige kennis.
In SAP PM wordt aan een prioriteit (bedoeld wordt: urgentie) op de werkaanvraag door het systeem automatisch een leverdatum toegekend, op basis van een voorgeprogrammeerde tabel.

Het bedrijf had gekozen voor een uniforme inrichting van SAP PM, dus voor alle fabrieken hetzelfde. Uiteraard hadden wij gewezen op onze ‘best practice’, die we inmiddels met succes toepasten. Maar we stonden alleen, althans volgens de projectleider, en er werd geen rekening gehouden met onze wensen.

Om uw kennis te verdiepen dient de onderstaande tabel, en let dan op het verschil tussen SAP en wat wij in het project hadden afgesproken.

Onze vrienden van Productie kwamen er snel achter dat Z3 in SAP een leverdatum genereerde van 1 maand later. Dat vonden zij in veel gevallen te laat. En in plaats van de datum te vervangen, kozen ze voor Z2, waarmee het werk in onze KPI werd opgenomen.

Vanuit het project lieten we de zaak bewust op zijn beloop, om met feiten aan te tonen dat onze eerdere flexibiliteit en discipline waren vervangen door een onjuist en rigide automatisme. Er is maanden geprobeerd de inrichting van SAP of de tabel op dit punt te wijzigen, maar dat is onder het mom van harmonisatie tussen fabrieken consequent geweigerd door de SAP-projectleiding.

Na een half jaar hebben we het probleem uiteraard procedureel opgelost: alle leverdata van aanvragen met Z3 moesten door Productie van een nieuwe, realistische leverdatum worden voorzien. Slechts twee muisklikken per aanvraag meer dan eigenlijk noodzakelijk, dus onbelangrijk. Maar een nog steeds voortdurende bron van ergernis bij Productie en Onderhoud, ook al omdat er heel wat meer van dit soort voorbeelden waren.

De nieuwe kleren van de keizer
Maintenance dashboards, en meer algemeen de interpretatie van benchmarks, prestatie-indicatoren en trends, vragen om diepgaande kennis en relevante deskundigheid. Hoger management heeft vaak de illusie dat ze met een dashboard eindelijk beschikken over informatie over dat weinig transparante onderhoud. Ze realiseren zich dan niet dat daarvoor kennis nodig is.

Kennis waarover zij meestal niet beschikken of zelfs niet willen beschikken. Ze neigen er daardoor ook toe de complexiteit van het dagelijks leven in een fabriek te ontkennen. Naast kennis zijn bovendien betrouwbare gegevens nodig, en daaraan ontbreekt het in de praktijk ook nogal eens. Met onjuiste gegevens is een dashboard al helemaal een farce.

Zonder betrouwbare gegevens en zonder relevante kennis is het kostbare dashboard een gadget voor goedgelovigen, waardoor een onjuist beeld van de werkelijkheid kan ontstaan. Het is jammer dat daardoor geld wordt verspild, en de mensen in het veld worden blootgesteld aan bestuurlijke drukte en aan interventies die getuigen van ondeskundigheid. Geen wonder dat de echte gebruikers, de kampioenen, dan mentaal afscheid nemen. <<

Abonneer op onze nieuwsbrief

Reageer of publiceer aanvullende informatie
Mis ook dit niet...

Pionier en gangmaker in expatland - artikel

15 jaar geleden was het expatgebeuren bij Bekaert Group vooral een zaak van HQ: Belgen werden uitgestuurd naar het buitenland. Vandaag is de mix aan nationaliteiten en bestemmingen totaal.

DHL Express bezorgt pakjes met de fiets

Na Antwerpen, is nu Gent aan de beurt om van pakjes te worden voorzien door de cubicycle. Dit is een elektrische cargofiets met speciale container, die tot 125 kilo goederen kan vervoeren.

INEOS gaat 3 miljard euro investeren in Antwerpse haven

INEOS heeft voor de haven van Antwerpen gekozen als locatie voor een mega-investering van 3 miljard euro, goed voor 400 nieuwe jobs. De investering zal gebeuren op de site in Lillo.

VIL wil logistieke hub in zorgsector uitbouwen

VIL lanceert het project ‘Zorghubs’ om de mogelijkheden te onderzoeken van een zorghub, waar logistieke activiteiten op een centrale locatie geconsolideerd en geoptimaliseerd worden.

Nieuw chemisch productieproces vermindert uitstoot kooldioxide

Scheikundige van de Nederlandse Universiteit Utrecht zet kobalt in als katalysator voor productie van chemicaliën uit aardgas, hetgeen tot bijna nul kooldioxide-uitstoot leidt.

5 goede redenen om Indumation 2019 te bezoeken - uitnodiging

Op 6, 7 en 8 februari komt Indumation.be 2019 er opnieuw aan in Kortrijk Xpo. Dit is dit de snelst groeiende vakbeurs voor de automatisering, digitalisering en optimalisering van de Benelux.

‘Lichtpistool’ meet stijfheid van bloedvaten

Imec,de Universiteit Gent, Medtronic en hun partners hebben een klinische haalbaarheidsstudie afgerond voor een prototype van een medisch toestel dat de stijfheid van bloedvaten kan meten.

Inschrijving tweede editie van acceleratieprogramma BEyond geopend

Initiatiefnemer Pulse Foundation zorgt ervoor dat in acceleratieprogramma BEyond ambitieuze tech scale-ups uit België ondersteuning krijgen van Belgische en internationale topondernemers.

Partners